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Google ドライブ
Google ドライブは、クラウド上にデータを保存できるデータ管理サービスです。大きな特徴は、保管したデータを自在に他のメンバーと「共有」できること。従来のメール添付などのデータ管理方法には、煩雑なバージョン管理や容量問題など、多くの無駄がありました。ドライブを使えば、すべてをクラウドに保存し、データを一元管理することができます。加えて、ドライブ上では、文書ファイルをメンバー間で同時に編集し、更新しあうことができます。ドライブは、強力なコラボレーションを促進します。
目次
Googleドライブの大きな特徴は、「データの保管」と、「ファイルの同時編集」の2つです。どんな種類のファイルでも、クラウド上に保管し、共有することができます。また、Google ドライブ内で共有したファイルは、メンバー同士で同時に編集することができます。Google ドライブを活用することで、どこからでも簡単にファイルにアクセスすることができるようになり、働き方改革につながります。
Google ドライブは、様々なファイルをクラウド上に保存できるファイルストレージです。Google ドライブの特徴を紹介します。
ファイルのアップロード先であるマイドライブと共有ドライブの概要と、 Google ドライブへのファイルアップロードとフォルダの作成方法を説明します。
Google ドライブでファイルを検索する方法を紹介します。検索機能を使うことで、膨大な情報の中から、必要なファイルに簡単にアクセスできるようになります。
Google ドライブで目的のファイルを見つけるために、検索を意識したファイル名の工夫について紹介します。
「リスト レイアウト」「グリッド レイアウト」など、Google ドライブのファイルとフォルダの表示方法を紹介します。また、検索以外のファイルアクセス方法として「ホーム」「履歴」「最近使用したアイテム」を解説します。
ワークスペースでは、ファイルの場所や権限設定はそのままにテーマ別にファイルを整理できるので、必要なファイルにすぐアクセスでき、作業効率を上げることができます。ワークスペースの作成方法を説明します。
Google ドライブのファイルを、Gmail に添付する方法を紹介します。メール送信時に共有権限を確認したり、メール送信後に共有権限を変更したりすることも可能です。
ドライブにあるファイルのリンクURLを取得する方法と、ファイルの共有設定について紹介します。共有したファイルのリンクURLをメールやチャットで送ると相手にすぐにアクセスしてもらうことができます。
Google Workspace で主に使用する「Google ドキュメント」「Google スプレッドシート」「Google スライド」の活用メリットを紹介します。自動保存・同時編集・コメント機能の活用によって、効率的にチームの協働を進めることができます。
Google ドライブ上で、Microsoft Office形式のファイルをどう取り扱うかを紹介します。Google ドライブでは、Microsoft Officeファイルをそのまま閲覧でき、編集することも可能です。双方向にファイル変換ができるため、社外とのやり取りにも利用できます。それぞの特徴を活かして、効果的に使い分けることがポイントです。
Google ドライブにファイルをアップロードして共有すると、資料の散逸やバージョン管理が不要になります。アクセス権限の設定で部外者の閲覧も防ぐことができ、安全に運用できます。
マイドライブのファイルを他のメンバーに共有する方法と、ファイルへのアクセス権限を変更する方法について紹介します。また、共有されたメンバーがファイルを確認する2つの方法についても説明します。
マイドライブでのファイルの共有権限には、「オーナー」「編集者」「閲覧者（コメント可）」「閲覧者」の4種類があります。それぞれの権限設定によって、できることがどう違うのかを説明します。
他のメンバーに共有したファイルから、特定のメンバーに対する共有を停止する方法について紹介します。
マイドライブでフォルダを共有する方法や、共有したフォルダ内にあるファイルの権限について紹介します。共有したフォルダからファイルを移動する際の注意点についても解説します。
マイドライブのファイルやフォルダを共有する際、特定の日時にアクセスを自動的に終了させることができます。外部関係者との一時的なファイル共有などに便利です。
「版を管理」機能について紹介します。この機能を使うことで、ファイルを最新のものに上書きする、古い版を削除するなど、ファイルのバージョン管理を簡単に行うことができます。
Google ドライブは、自分の使い勝手に合わせて様々なカスタマイズをすることができます。ここでは、フォルダの色を変更する方法について紹介します。
「スター」機能について紹介します。よく使うフォルダや重要なファイルには、目印をつけることでアクセスしやすくなります。
更新履歴や保存場所など、ファイルの詳細情報を確認する方法を紹介します。
承認をリクエストする方法と承認方法を説明します。作成した資料のレビュー依頼をしたいときやファイルの最終確認をしてもらいたいときなどに便利な機能です。
共有ドライブとマイドライブの違いや、それぞれの概要を説明します。共有ドライブを利用すると組織でファイルを管理でき、安全かつ効率的な情報共有が可能です。
共有ドライブを新しく作成する方法を紹介します。作成した共有ドライブには、必要なメンバーを適切なアクセス権限で追加できます。
共有ドライブのメンバーを追加・削除したり、権限設定を変更する方法を説明します。役割に応じた権限の種類と、その設定方法についても解説します。
共有ドライブを削除する方法を紹介します。共有ドライブを削除する前に必要な準備手順についても解説します。
共有ドライブにファイルやフォルダを作成したり、アップロードしたりする方法を紹介します。「管理者」権限があれば、共有ドライブ内のファイルやフォルダを別の共有ドライブに移動することも可能です。
共有ドライブ内のファイルやフォルダを削除する方法と、削除を行うのに必要な権限について説明します。
共有ドライブ内のファイルやフォルダを他のメンバーに共有する方法と、共有するために必要な権限について説明します。
共有ドライブにあるデータを保護するために、様々な制限を設けることが可能です。社外の人への共有を禁止する方法、ファイルのダウンロード・コピー・印刷を禁止する方法などを紹介します。
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