「Google ドキュメントの資料にコメントしました！ご確認お願いします」。こんなメールを受け取ったら、あなたはどうしますか？ ファイルの共同編集に欠かせないコメント機能ですが、運用の仕方を間違えるとかえって業務が煩雑になってしまうことも……。この記事では、チームで共有しておきたいコメント機能の「返信」と「完了」方法を紹介します。

「コメント機能」でコミュニケーションを迅速に

コメント機能はドキュメント、スプレッドシート、スライドで利用できる機能です。ファイルの特定の箇所に補足や注意事項、フィードバックなどを残すことができます。

メンション付きコメントを活用すると、ドキュメント内の修正したいところや、対応をお願いしたいところなどについて、特定の相手とコメント上で直接コミュニケーションすることができて便利です。コメントをした内容について、指定した相手にメールで通知を送ることもできます。

メールやチャットで内容を伝えようとすると「どの資料の」「どの箇所を」修正してほしいのか、テキストで指示を書かなくてはいけないので手間ですよね。相手に修正箇所がうまく伝わらなかったり、間違った対応をされてしまったりする可能性もあります。

コメント機能を使えば迅速かつ分かりやすいコミュニケーションをとることができ、効率的に資料作成を進めることができます。

コメント機能の活用には「ルールづくり」が重要

ファイルの共同編集に欠かせないコメント機能ですが、ルールを決めておかないとかえって業務が煩雑になってしまう危険性があります。ぜひ、会社やプロジェクトチームごとに運用しやすいルールをつくってみてください。

ここでは、おすすめの基本ルールをご紹介します。
【基本ルール（例）】
1：コメントする際は、必ずメンションを付ける
2：メンションを受けた人は、コメントを読んだら返信する
3：返信を確認したら、コメントを「解決」する

基本ルール1：コメントする際は、必ずメンションを付ける

自分だけの備忘メモでない限り、コメントにはメンションを付けましょう。メンションがないと誰が対応すべきかわからず、作業が止まってしまいます。

特定の相手に向けたコメントする「メンション付きコメント」の方法は、コメントを追加したい部分を選択し、[コメントを追加]をクリック。コメントの内容を入力する際に@（アットマーク）を付け、相手のメールアドレスを入力し、コメントの内容を入力します。

メンション付きコメントを追加すると、相手にはコメントされたことが分かる通知メールが送信されます。

基本ルール2：メンションを受けた人は、コメントを読んだら返信する

メンション付きコメントを受け取った人は、確認したり、修正したことがわかるよう、必ず返信します。例え返信が「OK」や「問題ないです」だけだとしても、黙ってコメントを閉じるのはやめましょう。

通知メールの返信欄に返信内容を入力し、［返信］をクリックすれば、ファイルを開かなくても直接コメントに返信することができます。


基本ルール3：返信を確認したら、コメントを「解決」する（完了）

コメントを付けた人は、相手からの返信を確認したのち、問題が残っていなければそのコメントを「解決」しましょう。「解決」でコメントを終了させると、対象のコメントを非表示にすることができます。対応が終わったコメントは「解決」して、すっきりきれいにさせておくとよいでしょう。
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【操作】コメント機能について

Google ドライブ内のファイルには、コメント機能を使ってコメントをし合うことができます。相手にコメントを通知するメンションや、返信・完了の方法など、基本的な操作方法について紹介します。


まとめ

  • コメント機能はドキュメント、スプレッドシート、スライドで利用できる
  • 特定の相手とコメント上で直接コミュニケーションすることができて便利
  • コメント機能を活用するときは、運用ルールを決めておこう！
    基本的なルールは3つ
    1：コメントする際は、必ずメンションを付ける
    2：メンションを受けた人は、コメントを読んだら返信する
    3：返信を確認したら、コメントを「解決」する