【業務変革】会議の議事録は Google ドキュメントが1つあればいい

公開日: 2021/12/01 更新日: 2021/12/25

Microsoft Officeのワードのように、文書ファイルを作成できる Google ドキュメント。1つのファイルを複数人で同時編集できるため、会議の議事録を効率的に作成することができます。この記事では、Google ドキュメントを使って会議をスムーズに行う方法や、議事録を作成する際のコツを紹介します。

会議中に議事録を完成させるには？

議事録を担当される方の中には、会議中はメモに専念し、会議終了後に議事録をまとめている方もいるかもしれません。しかし、会議終了後には別の業務にとりかかる必要があったり、時間が経って会議の記憶があやふやになってしまい、議事録完成までに時間がかかっていませんか？以下のポイントを踏まえれば、議事録作成に費やした時間を短縮して、効率よく完成させることができます。

会議開催前に議事録のフォームを作成し、メンバーと共有する
議事録は一人で作成しない。参加メンバーと同時編集する
確認したい事項は、コメント機能を使用してその場で質問する

会議開催前に議事録のフォームを作成し、メンバーと共有する

会議前に、白紙の議事録ファイルを作成しておきます。Google ドキュメントはクラウド上にデータがあるため、一つ一つURLが生成されます。

議事録を編集するメンバーを検索して、編集者として共有しましょう。共有されたメンバーには、メールでも通知されます。

議事録は一人で作成しない。参加メンバーと同時編集する

これまでは、会議の議事録は担当者一人で作成するのが当たり前だったかもしれません。しかし、Google ドキュメントは、ファイルを共有したメンバー全員が同時に編集できます。議事録についても、一人に任せるのではなく、複数人で同時に更新して、効率的に議事録を完成させましょう。

【操作】同時編集できる Google ドキュメントの基本操作

Google ドキュメントの概要と基本操作について紹介します。Google ドキュメントは同時編集が可能なため、複数人で文書を作成することができます。

確認したい事項は、コメント機能を使用してその場で質問する

ファイルを共有したメンバーとやり取りするには、コメント機能が便利です。特定の相手とやり取りをしたい場合は、メンションを付けることも可能です。別途メールやチャットで内容を伝えるよりも、直接ドキュメント内で確認したいところや、修正をお願いしたいところなどを伝えることができるため、効率的に作業を進めることができます。

【操作】コメント機能について

Google ドライブ内のファイルには、コメント機能を使ってコメントをし合うことができます。相手にコメントを通知するメンションや、返信・完了の方法など、基本的な操作方法について紹介します。

「いつ」「何の」会議の議事録なのか判別できていますか？

議事録は会議ごとに作成されると思いますが、フォルダ内に「議事録」という名のついたファイルはいくつありますか？

議事録を探す時間を短縮するためにも、会議の議事録のファイルは会議を重ねるごとに作るのではなく、関連する会議の議事録は、1つのファイルに書き足していくのがオススメです。新しい会議の議事は、前回の議事の上へ入力していくと、ファイルを開いたときに常に最新の情報が表示されますし、過去の内容もすぐに確認できて、読み返した際に経緯が分かりやすくなります。