【業務変革】Google Workspace で資料を効率よく作成する4つのポイント

公開日: 2021/12/01 更新日: 2021/12/25

手戻りを減らして、リアルタイムにチームで資料が作成できると、資料作成の作業時間が短縮できて、業務スピードが大きく変わります！この記事では、社内の資料作成を Google Workspace で効率化する方法を紹介します。

資料作成に、これ以上時間を費やさない！

「ほぼ完成していたのに、このタイミングで作り直しか……」。こんな苦い思いをしたことはないでしょうか。

資料を作成するとき、皆さんはどのように作業をしていますか？まずは自分ひとりで作成して、作成したものをメールにファイル添付して上司に確認をしてもらい、メールに添付して戻してもらう、というやり取りが、まだまだ多いかもしれません。

その際、方向性が違うという理由で、ほぼ完成していた資料をいちからやり直さなければならない、なんていう事態に陥ることも。以下のポイントを踏まえれば、Google Workspace を利用して、効率的にアウトプットすることができますよ。

資料は完成してからではなく、最初に共有する
手戻りを防ぐために、事前に完成イメージをすり合わせる
確認したい事項は、コメント機能を使用して会話する
スライドを画面共有しながら、認識合わせをする

1. 資料は完成してからではなく、最初に共有する

作業開始のタイミングで、その資料を共有することが、資料作成を短縮する一番のポイントです。「作成途中の資料は、上司やメンバーに見せたくない」と思われる方もいますが、最初から共有しておくことで、お互いに作業の進捗が確認できたり、フォローし合うことができるからです。

【操作】同時編集できる Google ドキュメントの基本操作

Google ドキュメントの概要と基本操作について紹介します。Google ドキュメントは同時編集が可能なため、複数人で文書を作成することができます。

2. 手戻りを防ぐために、事前に完成イメージをすり合わせる

作成している資料の方向性がずれていては、作業時間が無駄になってしまいますよね。そのため、作業に取りかかる前にアウトプットの方向性を確認することが重要です。

例えば、プロジェクトのマネージャーは、手書きでも構いませんので資料作成の方針をメンバーに共有しておきます。下の図では、ノートに手書きした概念図をスマホで撮影して、メモアプリの Google Keep に取り込み、Google スライドに取り込んでいます。この Google スライドをメンバーに見せながら事前に説明しておくことで、成果物のズレを小さくすることができます。