メールは見返さない！Gmail のアーカイブ機能で受信トレイをすっきり整理

アーカイブ機能で、溜まったメールを見えない場所へ片付けよう

皆さんは、読み終わったメールをどのように処理していますか？仕事のメールは一度読んだからといって、すぐに削除するわけにはいきませんよね。

しかし、メールを削除せずに放置しておくと、受信トレイが大量のメールで溢れてしまいます。これでは、デスクの上が一度目を通した書類で埋まっているのと同じ状態です。不要なものは見えないところに片付けて、目の前をすっきり整理したほうが仕事もはかどります。

そこで活躍するのが、Gmail のアーカイブ機能です。アーカイブとは、受信トレイに溜まったメールを非表示にすること。アーカイブを使えば、メールを削除せずに整理することができます。

アーカイブ機能は、受信トレイの上で「対応済み」と「未対応」のメールを整理するのに役立ちます。対応が済んだメールをアーカイブで非表示にすれば、一度読んだメールの確認に時間を取られることがなくなるのです。

対応済みのメールはアーカイブしてすっきりさせる

Gmail の受信トレイを見てみましょう。メールの右横にある[アーカイブ]をクリックすると、そのメールは受信トレイから非表示になります。

複数のメールを一度に非表示にしたい場合は、アーカイブしたいメールにチェックを入れてから、上部に表示されている[アーカイブ]をクリックすれば完了です。
返信したメールや対応が完了したメールは、アーカイブで非表示にして、常に受信トレイをすっきりさせておくことをおすすめします。そうすることで、受信トレイには対応が必要なメールだけが残り、やるべきことが一目瞭然です。必要なメールが確認済みのメールに埋もれてしまう心配もありません。

アーカイブ機能の詳しい使い方は、こちらの動画をご覧ください。

アーカイブしたメールはいつでも検索して確認できる

アーカイブしたメールは削除したわけではないので、検索していつでも確認することができます。「あのメール、何て返信したんだっけ？」「◯◯さんから最後にメールが届いたのはいつだっけ？」など、後からメールを確認したくなったときは、件名や内容を入力して検索してみましょう。

また、アーカイブしたメールも含めて、受信したメールは[すべてのメール]に保存されています。検索で探しづらい場合は[すべてのメール]を確認してみてください。

アーカイブしたメールを確認したくなったら、そのときに検索すればいいのです。必要なメールを探す作業は Google のAIに任せてしまいましょう。

Gmail の検索については、こちらの記事にまとめています。ぜひあわせてご覧ください。

後から読み直したいメールには「スヌーズ」が便利

受信トレイに既読メールを残さない「ゼロメールボックス」を運用すると、メールを見直す時間が大幅に削減され、気持ちも軽くなるはずです。

「ゼロメールボックス」を運用していくと「今すぐ対応する必要はないけれど、必要とするタイミングにもう一度見たい」というメールが出てくると思います。そんなときは、必要となるタイミングまで一時的に受信トレイからメールを非表示にする「スヌーズ」機能を組み合わせると便利です。

スヌーズ機能はタイマーのようなもので、設定した時間になると、受信トレイの一番上に対象のメールを表示してくれます。日付だけでなく、時間も指定できます。「月末の請求書発行のタイミングで再度確認する」メールや、「来週の打ち合わせ前日に改めて確認したい」メールなど、受信したメールを必要なタイミングでもう一度見たいときはぜひ活用してみてください。


スヌーズ機能の詳しい使い方は、こちらの動画をご覧ください。

アーカイブやスヌーズと一緒に活用すると便利なフィルタ機能については、こちらの記事・動画でも紹介しています。

まとめ