「データを消した直後に、ファイルが保存されてしまった!」。Google ドライブを使用していて、こんな風に焦ったことはありませんか?この記事では、Google ドライブに保存したファイルの変更履歴を確認する方法と、復元方法について紹介します。

Google ドライブには自動保存と変更履歴がある

Google ドキュメントをはじめ、Google スプレッドシートや Google スライドには、作業中、画面上部に「保存しています」と表示されるのを見かけたことはありませんか?

自動で保存されてしまうので、念のため過去のバージョンを保存するために、作業日ごとにファイルをコピーし、バックアップをとっている人も、もしかしたらいるかもしれません。

しかし、Google 保存される前のデータを閲覧したり、データを復元することももちろん可能です。もう、手動でバックアップファイルを作る必要はありません。

「いつ」「誰が」「どんな」変更を加えたのか確認できる

Google ドキュメントを他のメンバーと共有し、共同編集している場合、「この部分、いつ変わったんだろう?」など、修正された内容について疑問に思うことはありませんか。そんなときにも、誰がいつどんな変更を加えたのか、履歴を簡単に確認することができます。

最終編集が表示されている部分へカーソルを合わせ[変更履歴を開く]をクリックすると、変更を加えた日時と、変更を加えたメンバーが表示され、変更された箇所は色付きで表示されます。

過去のバージョンもワンクリックで復元できる

作業中、過去のデータに戻したい時に、[元に戻す]ボタンを利用されることも多いと思いますが、[元に戻す]ボタンはデータを一旦閉じてしまうと利用できない機能です。しかし、一旦閉じてしまったデータを戻したい場合も、あきらめる必要はありません。Google ドキュメントのしましょう。

データを閉じてしまった後でも、簡単に過去のバージョンのデータに復元でき、復元した状態から新たに編集することができるため安心です。作業日ごとにファイルをバックアップする必要はありません。

まとめ

  • 自動保存されたデータでも、いつ、どんな変更が加えられのかを「変更履歴」で確認することができる
  • 簡単に過去のデータに復元できるため、ファイルをバックアップする必要はない
また、ファイルをアップロードする際、作成日や更新日を含めたファイル名で保存するルールを設けていても、結局どのファイルが最新版なのかがわからない、といった事象が起きてしまうのが、ファイルのバージョン管理です。Google ドライブの「版の管理」機能を使用して、ファイルのバージョンをシンプルに管理する方法はこちらで紹介しています。