レビューに最適！ Google ドキュメントでWordのように履歴を残す方法

公開日: 2021/12/01 更新日: 2021/12/25

1つの文書を複数のメンバーで編集するとき、修正内容の記録や確認、更新をするのにどのような方法を取っていますか？この記事では、複数人で Google ドキュメントを共有して、修正内容を記録しながら更新したいときに便利な「提案モード」を紹介します。

Google ドキュメントのレビューをするなら「提案モード」

複数人で1つの文書をチェックしたり、修正内容を追記したりするとき、皆さんはどうしていますか。プリントされたものであれば、赤ペンで文字の追加や削除指示をしたり、Wordで作成されたファイルであれば、変更履歴の記録の機能を利用して、修正内容を履歴として記録したりするかもしれません。もちろん、Google ドキュメントにもこういったシーンで役に立つ機能があります。

Google ドキュメントを使って複数のメンバーで文書を編集する際は、直接編集できる「編集モード」とは別の「提案モード」に切り替えて作業すると便利です。

「提案モード」では、レビュワーはドキュメントを直接編集せず、ファイル上で修正の提案や更新内容を伝えることができます。修正内容を一つ一つコメントで残すのは手間がかかりますし、修正内容を「編集モード」で直接編集してしまうと、相手が修正箇所に気づけないため、次回以降も同様の修正をしなければならず、修正に必要な時間がただ増えていくだけかもしれません。

また、レビューを受ける方も、修正箇所を直接編集されてしまうと、元の文章のどこに問題があったのかを理解することができず、修正が必要な文章を繰り返し作成してしまうことにもなりかねません。

直接修正せず「提案モード」で変更内容の提案

Google ドキュメントの「提案モード」では、元のテキストを変更せずに、文章の変更や修正点などを提案することができます。

明らかな修正箇所を見つけた際、「編集モード」で修正を行うこともできますが、他のメンバーにどこを更新したのかがわかりづらくなってしまいます。提案モードは、どの箇所を修正したのかを共有したいときに使うと便利です。

提案モードにした状態で変更内容を入力すると、下記の画面のように文字を変更した箇所には別の色のついた線が表示され、右側にコメント入力欄が表示されます。

提案内容を「承認」して文書を修正

「提案モード」では、自動的に文章が修正されることはありません。変更や修正点などの提案を受け入れ、文章を修正する場合は［提案を承認］をクリックすることで提案されていた変更内容が反映されます。提案された修正箇所が一目瞭然であるため、レビューを依頼したメンバーは修正内容を確認しながら作業を進めることができ、修正箇所の見落としもありません。