メールチェックの時間を減らす　Gmail のフィルタ機能

手作業でメールを削除・整理するのはもうやめよう

Gmail には、メールの処理時間を減らすための機能がたくさん搭載されています。その中の1つが、メールを自動で仕分けてくれるフィルタ機能です。

日本ビジネスメール協会の調査によると、ビジネスパーソンが仕事でメールを確認する頻度は「1日に10回以上」が全体の5割以上を占め、1日あたり平均「50.12通」のメールを受信しているといわれています（一般社団法人　日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2020」より）。

受信したメールの中には、今すぐ確認したほうがよいものもあれば、ちょっとした雑談やお知らせなど、すぐに開封する必要のないものも混在しています。それら1つ1つに対して「このメールは◯◯プロジェクトに関わるものだから別のフォルダに移そう」「このメールは必要ないから削除しよう」と対応していては、あっという間に業務時間が過ぎてしまいます。

手作業でメールを削除・整理するのをやめて、Gmail の機能を大いに活用しましょう。フィルタ機能を使えば、「メールを仕分ける時間」「メールを探す時間」「今読むべきかを検討する時間」を大幅に短縮することが可能です。

特定の相手からのメールを自動で仕分ける

まず、取引先や担当者ごとにメールを自動で仕分ける方法を紹介します。ここでは例として、海外事業部の鈴木さんからのメールにフィルタ機能を設定してみましょう。

検索ボックス横にある[検索オプションを表示]をクリックし、フィルタをするメールの条件を設定します。鈴木さんからのメールを自動で仕分けたいので、[From]に鈴木さんのメールアドレスを選択・入力します。[フィルタを作成]をクリックします。


検索条件に一致したメールに対する操作を設定します。設定する操作とは「既読にする」「削除する」「ラベルを付ける」といったものです。鈴木さんから届いたメールに「海外事業部」というラベルを付けて自動で仕分ける設定をしてみましょう。

ちなみに、ラベルとはメールに目印となる付箋を付けるようなイメージです。フォルダわけとは異なり、1つのメールに複数のラベルを設定できる点が便利です。後ほどラベル機能についてもご紹介します。

[ラベルを付ける]にチェックを入れて、ラベルの名前を「海外事業部」と入力します。これで鈴木さんからのメールはすべて「海外事業部」のラベルから一覧で確認できるようになりました。


鈴木さんからのメールを検索して確認することもできますが、やりとりが頻繁に発生する相手や、過去のメールの内容をよく確認するプロジェクトなどにおいては、あらかじめラベルを付けておくとメールを探す手間が省けて便利です。

後からまとめて確認したいメールを自動で仕分ける

メールマガジンなど、手の空いたタイミングでまとめて確認したいメールを管理する際もフィルタ機能が活躍します。

先ほどと同様に、検索ボックス横にある[検索オプションを表示]をクリックし、フィルタをするメールの条件を設定します。例えば、Google からのお知らせメールに自動でラベルをつけたい場合は、件名に「Google Workspace Updates」と入力し、ラベルを作成します。

お知らせメールの場合は、[受信トレイをスキップ（アーカイブする）]にチェックを入れておくと、受信トレイに表示されなくなるのでおすすめです。


フィルタの詳しい使い方は、こちらの動画をご覧ください。

【操作】自動仕分け（フィルタ）でメールの整理時間を削減する

Gmail には受信したメールを自動的に仕分けするフィルタ機能があります。自動でラベルをつけたり、移動などの処理を行えます。フィルタ機能を使ったメールの仕分け方法を紹介します。

「ラベル」機能で、メールに目印をつける

メールを自動で整理する際に便利な「ラベル」機能は、フォルダのような役割を担っていますが、フォルダと違ってメールを格納しているわけではありません。

ラベルは、メールそのものに目印となる付箋を貼り付けるイメージです。そのため、1つのメールに複数のラベル（目印）を貼り付けることができ、ラベルを削除してもメールそのものは削除されません。


例えば「A社」「◯◯プロジェクト」「請求書」といったように、さまざまな切り口でラベルを貼っておいたとしても、「あのメール、どこだろう？」と格納場所を探す手間は発生しないのです。

ラベルは簡単に解除することができるので、新しくプロジェクトが始まった際などは、使いやすいラベルが見つかるまでいろいろと試してみるのもよいでしょう。

ラベルを使った詳しいメールの整理方法は、こちらの動画をご覧ください。

【操作】検索に効果的なラベルを使った整理方法

Gmail ではフォルダ分けではなく、ラベル機能を使って大量のメールを簡単に整理することができます。ラベル機能の概要、使用方法を紹介します。

また、フィルタ機能と一緒に活用すると便利な「検索」と「アーカイブ」については、こちらの記事で紹介しています。あわせてご覧ください。

受信メールの整理は不要！「検索」で Gmail の確認時間を大幅節約

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まとめ