時短やテレワークで働くチームにぴったり　Google カレンダーの「業務時間」設定

「業務時間」を設定すれば、お互いの働き方を尊重しやすくなる

働き方が柔軟になるほど、誰が、いつ、仕事をしているのか、わかりづらくなりますよね。同じチームには時短の人や特定の曜日が休みの人、そもそもワークタイムが9時から18時ではない人もいるでしょう。テレワーク化が進み、オフィスで顔を合わせなくなると、こうした各人の働き方の違いにますます気づきづらくなります。

そんなときこそ、Google カレンダーの「業務時間」を活用しましょう

業務時間を設定すると、自分の勤務時間を他のメンバーに知らせることができます。それ以外の時間帯に予定を招待しようとすると警告が表示されるので、「この人は業務時間外なんだ。会議に招待するのはやめておこう」とお互いに配慮がしやすくなります。

業務時間は、Google カレンダーの［設定］から入力することができます。

業務時間の設定を有効にすることで、時短勤務のメンバーにうっかり時間外のミーティングを設定してしまったり、11時出社を予定していたのに朝イチの会議に招待されてしまったり、といったことが回避できるはずです。

Google カレンダーで不在予定を登録して、会議を自動で辞退する

会議の予定を招待したら、相手から「その時間は別の用事で埋まっていて……」と言われ日程を再調整することになったり、反対に、外出の予定がある日にミーティングを設定されて困ったりしたことはありませんか？

Google カレンダーには業務の予定だけでなく、有給休暇や不在の予定も登録しておくことができます。日程調整時に不在であることが分かるので、会議の主催者は日程調整が簡単になるだけでなく、あらかじめ会議の参加、不参加を把握することが可能です。

Google カレンダーで不在の時間帯を選択し、［外出中］をクリックします。タイトルやメッセージの入力欄に「有給休暇」など不在理由を記入しておくと分かりやすいでしょう。


不在登録した時間帯に会議へ招待された場合、自動的に予定を辞退することもできます。会議への招待を自動的に辞退するか確認する画面で、［保存して自動的に辞退］をクリックすれば完了です。

まとめ