【はじめての Google Chat】Google Chat を業務で使い始める方へのおすすめ

公開日: 2022/06/30 更新日: 2023/05/24

Google Chat を活用すると、メンバー間のちょっとした確認を、メールよりもスムーズかつスピーディに行うことができます。この記事では、業務で Google Chat を使い始める方に向けて、チーム内でのやりとりに役立つ機能のうち特に押さえておくとよいものをまとめて紹介します。

メールよりも手軽で便利！Google Chat の特徴

気軽にやりとりができるチャットは、プライベートでは多くの人が利用していますよね。「チャットをビジネスで使用するの？」と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、むしろビジネスでこそ、チャットの利用を強くおすすめします。

Google Chat なら、迅速な報告や確認を手軽に行うことができます。メールのように相手の返信を待つ時間を短縮できるため、スムーズに次の工程に作業を進めることができるでしょう。また、Gmail 画面や専用のアプリからでも Google Chat にアクセスできるため、わざわざ専用のサービスを起動してログインをする必要はありません。

「今日の資料はどうなってる？」「次の打ち合わせに少し遅れるかも」といった、メールを送るほどでもないちょっとした確認や、即時性のある連絡をする時に便利に使うことができます。

Google Chat の特徴については下記の動画をご覧ください。

【講師解説】＜2分でわかる Google Workspace＞働き方を変える Google Chat のポイント

Google Chatの特徴と、基本的な操作方法を紹介します。Google Chat は、ビジネスで使えるチャットアプリです。メールよりも「今、ちょっと聞きたい」に最適なツールです。Google Chat を本格的に使い始める方は、まず初めにこちらの動画をご覧ください。

目的に合わせて使い分けよう！Google Chat 3種類のやりとり

Google Chat では、以下の3種類の方法でやりとりができます。その時の会話の目的や業務の進め方に合わせて使い分けましょう。

ダイレクトメッセージ…1対1でのやりとり
グループメッセージ　…複数人との一時的なやりとり
スペース　　　　　　…複数人との定期的なやりとり

ここでは主に、社内の連絡や共有、簡単な伝達事項、すぐに返事がほしい場合などのやりとりに Google Chat を使うことを想定しています。社外の方とのやりとりや、エビデンスとして保持したい内容などは、メールを使用した方が良い場合もあるので注意してください。

ダイレクトメッセージで1対1のチャットを送る

特定のメンバーと1対1でのやりとりをしたい時には、ダイレクトメッセージを送りましょう。

初めてやりとりをする場合には、画面左上の検索窓から名前やメールアドレスで検索して、チャットの画面に進みます。まずは、今会話できるかどうか、相手の状態を聞いてからチャットを始めるとスマートです。

入力窓の右にあるアイコンから、PCや Google ドライブ内のファイルを添付することができます。また、ちょっと顔を見て話したい時や、画面を共有しながら話したい時には、Google Meet のアイコンをクリックするだけでビデオ会議の入り口を開くことができます。これらの機能は、グループメッセージやチャットルームでも同様です。

ダイレクトメッセージの送り方は下記の動画で紹介しています。

【操作】チャットを活用する

Google Chat の概要を説明します。Google Chat はメールよりも気軽に、スピーディーに相手とコミュニケーションをとることができるコラボレーションツールです。メッセージにファイルを添付したり、ビデオ会議を開始できる便利な機能についても紹介します。

グループメッセージで複数人にチャットを送る

複数人で一時的なやりとりをする場合には、グループメッセージを利用しましょう。グループメッセージは、例えば「次の会議に少し遅れます」「今日のランチのお店はこちらです」といったような、今その場で送りたいメッセージに適しています。

検索窓から[グループメッセージ]をクリックすると、グループのメンバーを選択する画面に進みます。ここで名前やメールアドレスから検索して、メッセージを送りたいメンバーを選択し、グループチャットを始めます。

特定の人に向けてメッセージを送りたいときは、＠を入力し、メンションをつけて会話をすることをおすすめします。メンションをつけられたメンバーには通知がされるので、メッセージの見落としを防ぐことにもつながります。

グループメッセージの操作方法は下記の動画をご覧ください。

【操作】複数人にメッセージを送る

Google Chat で複数人にメッセージを送る方法を紹介します。一時的にやりとりを行う「グループの会話」と、定期的にやり取りを行う「スペース」の2つの方法があります。また、相手を指定してメッセージを送る方法も説明します。

チャットルームで複数人にチャットを送る

組織やプロジェクトなど、複数人で定期的にやりとりをする場合には、チャットルームを作成することをおすすめします。メンバー同士で迅速にコミュニケーションをとることができ、業務をスムーズに進めていくことができるでしょう。

検索窓から[チャットルームを作成]をクリックすると、チャットルームを作成する画面に進みます。チャットルームの名前を入力し、他のメンバーを追加していきます。チャットルーム作成後も、[メンバーを表示]から、さらにメンバーを追加したり、削除したりすることが可能です。後からチャットルームに参加したメンバーも、過去のやりとりを全て確認することができます。

[「◯◯」の新しいスレッド]をクリックすると、スレッドが作成され、テーマごとに会話をまとめることができます。また、グループメッセージと同様に、特定のメンバーに伝えたいことがある場合はメンションをつけて送ることができます