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Google カレンダー は、自分のスケジュール管理はもちろん、メンバーとのスケジュールの共有や会議の日程調整など、さまざまな場面で活用することができます。この記事では、本格的に業務で Google カレンダー の活用を始める方に向けて、チーム内でのやりとりやお仕事に役立つ機能のうち、特に押さえておくとよいものをまとめて紹介します。
【講師解説】<2分でわかる Google Workspace>働き方を変える Google カレンダーのポイント
Google カレンダーは、一人で使うだけではなく、チームで共有しあってこそ、その真価を発揮します。チームの全員でカレンダーに予定を登録して、業務効率化を図りましょう。
【操作】カレンダーの画面表示を使いやすく設定する
Google カレンダーは、使い勝手に合わせて画面表示をカスタマイズすることができます。表示期間(日・週・月)・週末の表示/非表示・時刻表示などの基本的な設定方法を紹介します。
【操作】自分の予定を管理する
Google カレンダーで自分の予定を管理する方法を紹介します。予定の新規作成・会議室の予約方法・予定の場所を登録する方法など、Google カレンダーの基本操作を解説します。
【操作】他メンバーの予定を確認する
Google カレンダーでは、自身のカレンダーだけではなく、他のメンバーのカレンダーを登録して予定を確認することができます。他メンバーの予定を表示する方法を紹介します。
【操作】メンバーの予定招待と会議室予約
Google カレンダーで作成した予定にメンバーを招待する方法、同時に会議室の予約もする方法を紹介します。複数メンバーが出席可能なおすすめ時間の提案機能や、事前に会議資料を予定に添付できたりと便利です。予定に招待されたメンバーは、メール画面にて出席の可否を返答することができます。
【操作】予定をコピーする
Google カレンダーで作成した予定を複製する方法を紹介します。参加ゲストの設定などもそのまま複製できるので、効率的です。
【操作】不在予定の登録で予定調整を円滑にする
Google カレンダーで、あらかじめ不在の予定を登録しておく方法を紹介します。不在時間帯への招待は自動的に辞退でき、予定調整が円滑に行えます。
【操作】予定ごとに詳細非表示/非公開を設定する方法
Google カレンダーで作成した自分の予定について、他メンバーには詳細を非公開にする方法を紹介します。予定が入っていること自体を見せないよう設定することもできます。
【操作】チームやプロジェクトで運用するカレンダーの作成
Google カレンダーでは、個人のカレンダーとは別に、部署やプロジェクトのメンバーで共通のカレンダーを作り、運用することができます。新規カレンダーの作成方法、複数のメンバーを登録し共有する方法を紹介します。
Google カレンダー
Google カレンダーは、自分の予定をスマートに一元管理できるのはもちろん、その予定を関係者と「共有」「可視化」し合うことで組織内の予定調整や業務連携が可視化できることが最大のメリットです。メンバー間で予定を共有することで、従来のミーティング設定・調整にかかる時間を飛躍的に短縮し、業務やプロジェクトをよりスムーズに進めることができるようになります。
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