「会議準備に手間がかかる」「会議の時間が長い」など、会議運営に関する課題を抱えている方は多いのではないでしょうか。Google Workspaceには、これらの課題を解決し、会議の効率化することができる様々なアプリが搭載されています。この記事では、アプリを活用した会議の進め方をご紹介します。

これだけは覚えよう！会議運営の時短術5つ

会議準備・運営に関して、以下のような悩みはありませんか？それぞれの課題は、Google Workspaceのアプリを使って解決することができます。
（よくある課題１）会議日程の調整に手間がかかる
　→Googleカレンダーで、メンバーの予定が一目瞭然！　

（よくある課題２）参加者人数分の資料を用意するのが大変
　→Googleドキュメントで、資料をペーパーレスに！　

（よくある課題３）議事録の整理や確認に時間がかかる　　
　→Googleドキュメントで、共同編集しながら会議中に議事録まで完成！
会議の準備から当日までの具体的なシーンを想定しながら、Google Workspaceの活用方法を詳しく解説します。

1 Google カレンダーで日程調整をする

Googleカレンダーでメンバーの予定を表示し、全員の予定が空いている日時を確認しましょう。

空いている日時が確認できたら、Google カレンダー上に会議の予定を入力します。
会議室の予約も、ここで同時に行うことができます。

予定を登録すると、メンバーに招待メールが送られます。送られた相手は出欠の返事もその招待メール内で行うことができるため、出欠の可否を改めて伝える手間を省くことができます。

Google カレンダーに入力した後には、チャット等で各メンバーに日時を伝え、予定を確認してもらうようにしましょう。
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【操作】他メンバーの予定を確認する

Google カレンダーでは、自身のカレンダーだけではなく、他のメンバーのカレンダーを登録して予定を確認することができます。他メンバーの予定を表示する方法を紹介します。


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【操作】メンバーの予定招待と会議室予約

Google カレンダーで作成した予定にメンバーを招待する方法、同時に会議室の予約もする方法を紹介します。複数メンバーが出席可能なおすすめ時間の提案機能や、事前に会議資料を予定に添付できたりと便利です。予定に招待されたメンバーは、メール画面にて出席の可否を返答することができます。

2 Google ドキュメントで、事前に会議資料を配信する

会議の主催者が予めGoogleドキュメントを作成し、事前に会議のアジェンダなどを共有しておきましょう。

会議までに確認しておいてもらいたい資料などがあれば、URLを書き込んでおくと事前に目を通してもらうことができます。

またGoogleドキュメントのコメント機能を活用することによって、確認事項や質問などを書き込んでもらうことで、事前にメンバーとコミュニケーションを取ることができます。
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【講師解説】＜業務で使える！＞会議を変える技ー準備編ー

Google Workspace をフルに活用して会議を効率化しましょう！この動画では、会議準備について紹介します。メールは使わずに、Google カレンダーでスピーディに日程調整。会議アジェンダはGoogle ドキュメントで事前に共有、会議前にコメントでやりとりしておけば、当日の会議時間の価値を高められます。

3 Google ドキュメントに沿って会議を進行する

事前に共有しておいたGoogleドキュメントに沿って、会議を進めていきます。メンバーは事前に会議内容を把握しているので、資料を読み合わせする時間を省略することができます。

全員が事前に準備をした上で会議に臨むことで、会議の場はディスカッションや、意思決定の時間として有効活用することができます。

4 Google Meetでの参加も可能にする

会議では、Google Meetも積極的に活用するようにしましょう。テレワークのメンバーや、他の予定などで会議室に行けないメンバーも参加することができます。

Google Meetで会議を録画しておくことで、欠席したメンバーに後から共有することも可能です。

5 Google ドキュメント上で、会議中に議事録を作成する

資料として作成したGoogleドキュメントは、そのまま議事録として更新することができます。会議が始まったら、参加している複数のメンバーでそのまま会議内容を書き込みながら、会議を進めていきましょう。

こうすることで、会議後に誰かが清書して議事録を完成させるという手間を省略することができます。メンバーで同時編集をしながら、協力して議事録を作成していきましょう。

オンライン会議の場合には、この議事録を画面共有しながら会議を進めることで、全員の理解を確認しながら進めることができます。また、話し合っている内容に集中できるため、空中戦にならずに会話を進めることができます。
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【講師解説】＜業務で使える！＞会議を変える技ー会議当日編ー

Google Workspace をフルに活用して会議を効率化しましょう！この動画では、会議当日の進め方を紹介します。もちろん印刷資料の配布はナシ。ビデオ会議でのリモート参加もOKです。事前に資料を共有しておき、会議中に議題の読み合わせはしません。議事録は会議中に複数人で同時編集して、会議終了時には議事録も完成！

まとめ

会議運営を効率化するポイント
  1. Google カレンダーで日程調整をする
  2. Google ドキュメントで、事前に会議資料を配信する
  3. Google ドキュメントに沿って会議を進行する
  4. Google Meetでの参加も可能にする
  5. Google ドキュメント上で、会議中に議事録を作成する