Gmail には、メールの送受信だけでなく、効率的な業務につながる機能がたくさん搭載されています。この記事では、本格的に業務で Gmail の活用を始める方に向けて、チーム内でのやりとりやお仕事に役立つ機能のうち、特に押さえておくとよいものをまとめて紹介します。

働き方を変える、Gmail の3大特徴

Gmail があります。1つ目は、2つ目は、3つ目はです。

3つの特徴すべてに共通しているのは、ということです。

メールの保管容量が大容量(プランによっては無制限)であることから、わざわざメールを削除して容量を確保する必要がなくなり、を削減できます。また、高速検索を利用することで、が削減できます。さらに、スマートフォンなどさまざまな端末からメールを見ることができるため、ようになります。

Gmail の3大特徴については下記の動画をご覧ください。

これだけは押さえたい!Gmail の基本的な使い方7つ

Gmai lの使い方を、具体的な活用場面をイメージしながら確認していきましょう。はじめて利用する方にはぜひ知っていただきたい、使を中心に紹介します。

1. Gmail 画面の見方

Gmail の画面を見てみましょう。中央に受信したメールが表示され、画面左側の[ラベル]ごとにメールを確認することができます。未読のメールがある場合には、ラベル部分に未読数が表示され、未読メールのタイトルが太字で表示されます。
画面左下の[チャット][チャットルーム][会議]を開くと、Gmail の画面上で、タブを切り替えることなく Google チャット や Google Meet(ビデオ会議)を開始できます。

メールだけではなく、Google Workspace 内のさまざまなアプリを画面を移動せずに、すぐに使い始められることは  Gmail の特徴の一つです。

画面右上の[設定]より、Gmail のさまざまな設定を行うことができます。メールに関する設定はすべてこちらから行います。

Gmail の画面の見方については下記の動画をご覧ください。

2. 受信メールを確認する

受信メールは、クリックして内容を確認します。添付ファイルはすべて下部に表示され、クリックするとプレビューで確認することができます。添付ファイルはダウンロードしたり、直接 Google ドライブ に追加したりすることができます。

また、Gmail の表示の特徴として、同じ件名と宛先のやりとりを自動でひとまとめにする、があります。過去のやりとりを流れで確認することができ、とても便利です。このスレッド表示は[設定]からオフにすることもできます。

受信メールの確認方法とスレッド表示については下記の動画をご覧ください。

3. メールを新規作成する

メールの新規作成は、画面左上[メールの作成]アイコンから行います。画面右側に作成画面が立ち上がるので、メールを作成していきましょう。

宛先に名前やアドレスを入力をし始めると、社内のメンバーや、過去にメールを送信したことがある相手が候補として表示されます。できます。

Gmail は変更を加えると、されます。途中で電源やインターネットの接続が切れてしまっても、下書きに自動保存されているので安心です。

Gmail ではメールにファイルを添付する方法がいくつかあります。パソコン内にあるファイルを添付するだけでなく、Google URLすることも可能です。

メールの作成方法については下記の動画をご覧ください。

4. 返信メールを作成する

メールを返信するときは、[]から行います。[返信]をクリックすると、受信メールの下に作成画面が表示され、返信メールを作成することができます。受信したメールの宛先に含まれている全員に返信する場合には、[全員に返信]を選択します。

返信メールの作成方法については下記の動画をご覧ください。

5. 探したいメールを検索する

毎日届くたくさんのメール、取引先や案件ごとに仕分けをしておかないと、後から探し出すときに困ってしまいますよね。メールの整理に時間がかかり、なかなか業務を始められないという方もいるのではないでしょうか。

Gmail の最大の特徴は、必要なメールを高速検索できることです。検索機能を利用することで、ことができます。すぐにメールを見つけることができるため、日頃の業務でメールを仕分けておく必要はありません。

Gmail の検索機能では、件名やメール本文だけでなく、添付のファイル名や、ファイル内の文字も検索の対象となります。必要な資料を探すときにも、スムーズに見つけ出すことができます。
検索ボックスに、探したいメールのキーワードを入力します。Enterキーを押すと、キーワードで絞り込んだ検索結果が表示されます。検索したメールを、期間などのフィルタでさらに絞り込むこともできます。

Gmail の検索機能については下記の動画をご覧ください。

6.アーカイブで受信トレイを整理する

メールを効率的に処理するための機能の1つに「アーカイブ」があります。アーカイブとは、ことです。返信したメールや、対応が完了したメールは、アーカイブで非表示にすると、常に受信トレイをすっきりさせておくことができます。そうすることで、受信トレイには対応が必要なメールだけが残るようになります。

アーカイブしたメールは削除したわけではないので、検索して再度確認することができます。また、アーカイブしたメールは、再度受信トレイに戻すこともできます。

メールをアーカイブする方法は下記の動画をご覧ください。

7. 誤送信したメールを取り消す

Gmail では、宛先や内容を間違えて送ってしまった場合に、があります。メール送信後、しばらくの間は[取消]ボタンが表示されるので、クリックすると送信を取り消しすることができます。[取消]を表示する時間は、[設定]から変更することができます。

誤送信を取り消す方法は下記の動画をご覧ください。

Gmail をさらに活用しよう!その他のお役立ち機能

Gmail には、上記7つの他にも業務に役立つ機能がたくさん搭載されています。その他のおすすめ機能については、以下の動画をご覧ください。

なお、Gmail のすべての機能は、こちらのページでご確認いただけます。


まとめ

Gmail の特徴と基本的な使い方
  • Gmail の3大特徴は「大容量」「高速検索」「デバイスフリー」
  • 受信メールはクリックして確認、スレッド表示もできる
  • Google ドライブ 内のファイルを、メールに添付することができる
  • 不要なメールはアーカイブして、非表示にすることができる
  • 誤送信したメールを取り消すことができる