【はじめての Gmail】Gmail を本格的に始める方へのおすすめ

公開日: 2021/12/01 更新日: 2023/12/28

Gmail には、メールの送受信だけでなく、効率的な業務につながる機能がたくさん搭載されています。この記事では、本格的に業務で Gmail の活用を始める方に向けて、チーム内でのやりとりやお仕事に役立つ機能のうち、特に押さえておくとよいものをまとめて紹介します。

働き方を変える、Gmail の3大特徴

Gmail には、大きく３つの特徴があります。1つ目は「大容量」、2つ目は「高速検索」、3つ目は「デバイスフリー」です。

3つの特徴すべてに共通しているのは、メールの処理にかかる無駄な時間を削減できるということです。

メールの保管容量が大容量（プランによっては無制限）であることから、わざわざメールを削除して容量を確保する必要がなくなり、メールを削除するかどうか考える時間を削減できます。また、高速検索を利用することで、メールを探す時間が削減できます。さらに、スマートフォンなどさまざまな端末からメールを見ることができるため、場所を問わずどこからでもお仕事ができるようになります。

Gmail の3大特徴については下記の動画をご覧ください。

【講師解説】＜2分でわかる Google Workspace＞働き方を変える Gmail のポイント

Gmail は、メールの送受信だけでなく、働き方を大きく変える便利な機能がたくさん搭載されています。Gmail の大きな特徴は、「大容量」「高速検索」「デバイスフリー」の３つです。それぞれの特徴について、わかりやすく紹介します。

これだけは押さえたい！Gmail の基本的な使い方7つ

Gmai lの使い方を、具体的な活用場面をイメージしながら確認していきましょう。はじめて利用する方にはぜひ知っていただきたい、基本的な使い方を中心に紹介します。

1. Gmail 画面の見方

Gmail の画面を見てみましょう。中央に受信したメールが表示され、画面左側の[ラベル]ごとにメールを確認することができます。未読のメールがある場合には、ラベル部分に未読数が表示され、未読メールのタイトルが太字で表示されます。

画面左下の[チャット][チャットルーム][会議]を開くと、Gmail の画面上で、タブを切り替えることなく Google チャットや Google Meet（ビデオ会議）を開始できます。

メールだけではなく、Google Workspace 内のさまざまなアプリを画面を移動せずに、すぐに使い始められることは Gmail の特徴の一つです。

画面右上の[設定]より、Gmail のさまざまな設定を行うことができます。メールに関する設定はすべてこちらから行います。

Gmail の画面の見方については下記の動画をご覧ください。

【操作】Gmail 画面の見方

Gmail はメールの送受信だけでなく、Gmail 画面からタブを移動せず、チャットやビデオ会議を開始できるなど、他のアプリと簡単に連携することができます。Gmail 画面の基本操作について紹介します。

2. 受信メールを確認する

受信メールは、クリックして内容を確認します。添付ファイルはすべて下部に表示され、クリックするとプレビューで確認することができます。添付ファイルはダウンロードしたり、直接 Google ドライブに追加したりすることができます。

また、Gmail の表示の特徴として、同じ件名と宛先のやりとりを自動でひとまとめにする、スレッド表示があります。過去のやりとりを流れで確認することができ、とても便利です。このスレッド表示は[設定]からオフにすることもできます。

受信メールの確認方法とスレッド表示については下記の動画をご覧ください。

【操作】受信メールの確認方法とスレッド表示

Gmail で受信したメールの確認方法と、添付ファイルの保存方法を紹介します。件名や宛先でまとめて表示できるスレッド表示が Gmail の特徴です。メールのやり取りの流れの確認や、検索の際にスレッドを使うと簡単に見つけることができて便利です。

3. メールを新規作成する

メールの新規作成は、画面左上[メールの作成]アイコンから行います。画面右側に作成画面が立ち上がるので、メールを作成していきましょう。

宛先に名前やアドレスを入力をし始めると、社内のメンバーや、過去にメールを送信したことがある相手が候補として表示されます。候補から選択するだけで、簡単に宛先を追加できます。

Gmail は変更を加えると、随時、自動保存されます。途中で電源やインターネットの接続が切れてしまっても、下書きに自動保存されているので安心です。

Gmail ではメールにファイルを添付する方法がいくつかあります。パソコン内にあるファイルを添付するだけでなく、Google ドライブに保存している資料のURLを挿入することも可能です。

メールの作成方法については下記の動画をご覧ください。

【操作】メールの新規作成、ファイル添付、下書きについて

Gmail のメール新規作成から、宛先入力、ファイルの添付方法を紹介します。

4. 返信メールを作成する

メールを返信するときは、受信メール下部の[返信]から行います。[返信]をクリックすると、受信メールの下に作成画面が表示され、返信メールを作成することができます。受信したメールの宛先に含まれている全員に返信する場合には、[全員に返信]を選択します。

返信メールの作成方法については下記の動画をご覧ください。

【操作】メールを返信する

メールの返信方法について紹介します。返信メールの宛先や件名の変更、返信設定をカスタマイズすることができます。

5. 探したいメールを検索する

毎日届くたくさんのメール、取引先や案件ごとに仕分けをしておかないと、後から探し出すときに困ってしまいますよね。メールの整理に時間がかかり、なかなか業務を始められないという方もいるのではないでしょうか。

Gmail の最大の特徴は、必要なメールを高速検索できることです。検索機能を利用することで、膨大なメールから素早く目的のメールにアクセスすることができます。すぐにメールを見つけることができるため、日頃の業務でメールを仕分けておく必要はありません。

Gmail の検索機能では、件名やメール本文だけでなく、添付のファイル名や、ファイル内の文字も検索の対象となります。必要な資料を探すときにも、スムーズに見つけ出すことができます。

検索ボックスに、探したいメールのキーワードを入力します。Enterキーを押すと、キーワードで絞り込んだ検索結果が表示されます。検索したメールを、期間などのフィルタでさらに絞り込むこともできます。

Gmail の検索機能については下記の動画をご覧ください。

【操作】メールを探す時間を短縮できるメールの検索方法

Gmail は受信した膨大なメールから、目的のメールに素早くアクセスできる「検索機能」が最大の特徴です。検索方法、絞り込みテクニックなどメールを探す時間を短縮する方法を紹介します。

6.アーカイブで受信トレイを整理する

メールを効率的に処理するための機能の1つに「アーカイブ」があります。アーカイブとは、受信トレイに溜まったメールを非表示にすることです。返信したメールや、対応が完了したメールは、アーカイブで非表示にすると、常に受信トレイをすっきりさせておくことができます。そうすることで、受信トレイには対応が必要なメールだけが残るようになります。

アーカイブしたメールは削除したわけではないので、検索して再度確認することができます。また、アーカイブしたメールは、再度受信トレイに戻すこともできます。