【はじめての Google ドライブ】Google ドライブを活用し始める方へのおすすめ

公開日: 2021/12/01 更新日: 2021/12/25

Google ドライブを活用することで、どこでも安全に業務ができるようになり、仕事のやり方を大きく変えることができるかもしれません。この記事では、本格的に業務で Google ドライブの活用を始める方に向けて、チーム内でのやりとりやお仕事に役立つ機能のうち、特に押さえておくとよいものをまとめて紹介します。

Google ドライブでできること

Google ドライブには大きく2つの機能があります。1つがファイルやデータを保管して共有する機能、もう1つが1つのファイルを共同編集する機能です。

ファイルやデータの保管・共有ができる

Google ドライブの保管機能は、非常に大きい保存領域を持っています。パソコン内の重要なデータのすべてを Google ドライブに保管することで、万が一パソコンが壊れた時のデータ消失や、盗難・紛失した時のデータの漏洩に備えることができます。

ドライブ上のデータは、他のメンバーと共有することもできます。共有されたメンバーはドライブ上のファイルにアクセスするため、常に最新バージョンを確認することができます。ファイルを更新する度にメールで送る必要はありません。

Google ドライブの特徴については下記の動画をご覧ください。

【講師解説】＜2分でわかる Google Workspace＞働き方を変える Google ドライブのポイント

Googleドライブの大きな特徴は、「データの保管」と、「ファイルの同時編集」の2つです。どんな種類のファイルでも、クラウド上に保管し、共有することができます。また、Google ドライブ内で共有したファイルは、メンバー同士で同時に編集することができます。Google ドライブを活用することで、どこからでも簡単にファイルにアクセスすることができるようになり、働き方改革につながります。

【操作】Google ドライブとは？

Google ドライブは、様々なファイルをクラウド上に保存できるファイルストレージです。Google ドライブの特徴を紹介します

マイドライブと共有ドライブの違い

Google ドライブには、次の2つの保存領域があります。

・マイドライブ

個人に与えられる保存領域です。メンバーと共有する際は、フォルダやファイルごとに共有設定を行います。

・共有ドライブ

個人ではなく、組織が管理する領域です。共有が必要なメンバーをあらかじめ登録しておきます。共有ドライブ上にファイルを保存するとメンバー全員に自動的に共有され、ファイルやフォルダにアクセスできるようになります。

※お客様のプランや設定によって、該当機能はご利用いただけない場合がございます。

マイドライブと共有ドライブの特徴や機能については下記の動画をご覧ください。

【操作】マイドライブへのファイルのアップロードとフォルダの作成

マイドライブとは、Google ドライブ内で使える自分の領域です。ファイルのアップロード・移動方法など、マイドライブの概要を紹介します。

【操作】共有とは？マイドライブのファイルを共有する

Google ドライブの、マイドライブのファイルを他のメンバーに共有する方法や、ファイルの権限変更方法について紹介します。また、共有された側がファイルを確認する２つの方法についても解説します。

【操作】共有ドライブとは？

Google ドライブ内の、共有ドライブとマイドライブの違いや、その概要を紹介します。チームや組織が管理する共有ドライブが便利な理由を解説します。

【操作】共有ドライブにファイル・フォルダを新規作成、アップロード、移動する

Google ドライブ内の共有ドライブに、ファイルやフォルダを作成したり、アップロードしたりする方法を紹介します。「管理者」権限があれば、それらのファイルやフォルダを別の共有ドライブに移動することも可能です。

ファイルを共同編集する

Google ドライブ内に作成した文書ファイルやプレゼンテーション資料は、他のメンバーと共有し、リアルタイムに複数人で編集することができます。

Google ドキュメント：Wordのように文書を作成できる
Google スプレッドシート：Excelのような表計算シート

Google スライド：PowerPointのようなプレゼンテーション資料が作成できる

Word、Excelなど、Microsoft Officeのファイル

これらのファイルを一緒に編集したいメンバーに共有し、編集権限を付与します。共有相手には、共有されたことが分かる通知がメールで届きます。

共有の各権限については下記の動画をご覧ください。

【操作】共有の各権限について＜オーナー／編集者／閲覧者（コメント可）／閲覧者＞

Google ドライブの共有権限には、「オーナー」「編集者」「閲覧者（コメント可）」「閲覧者」の4種類があります。ぞれぞれの権限設定によって、できることがどう違うのかを紹介します。

作成しているファイル内にメンション付きコメントを追加することもできます。メンションとは、コメントを伝えたい相手を指定することです。メンションを付けた相手には、コメントの内容がメールで通知されるため、コメントの見落としを防ぐことができます。

メンション付きコメントを活用すると、ファイル内の修正したいところや、対応をお願いしたいところなどについて、コメント上で直接コミュニケーションすることができます。別途メールやチャットで内容を伝えるよりも、迅速で、わかりやすいコミュニケーションをとることができ、効率的に資料作成を進めることができます。