Google ドライブ を活用することで、どこでも安全に業務ができるようになり、仕事のやり方を大きく変えることができるかもしれません。この記事では、本格的に業務で Google ドライブ の活用を始める方に向けて、チーム内でのやりとりやお仕事に役立つ機能のうち、特に押さえておくとよいものをまとめて紹介します。

Google ドライブ でできること

Google 2があります。1つがファイルやデータを保管して共有する機能、もう1つが1つのファイルを共同編集する機能です。

ファイルやデータの保管・共有ができる

Google ドライブ の保管機能は、非常に大きい保存領域を持っています。パソコン内の重要なデータのすべてを Google ドライブ に保管することで、万が一ことができます。

ドライブ上のデータは、他のメンバーと共有することもできます。共有されたメンバーはドライブ上のファイルにアクセスするため、ことができます。ファイルを更新する度にメールで送る必要はありません。

Google ドライブ の特徴については下記の動画をご覧ください。

マイドライブと共有ドライブの違い

Google ドライブ には、次の2があります。
・マイドライブ
です。メンバーと共有する際は、フォルダやファイルごとに共有設定を行います。

・共有ドライブ
個人ではなく、です。共有が必要なメンバーをあらかじめ登録しておきます。共有ドライブ上にファイルを保存するとメンバー全員に自動的に共有され、ファイルやフォルダにアクセスできるようになります。

※お客様のプランや設定によって、該当機能はご利用いただけない場合がございます。

マイドライブと共有ドライブの特徴や機能については下記の動画をご覧ください。

ファイルを共同編集する

Google ドライブ 内に作成した文書ファイルやプレゼンテーション資料は、他のメンバーと共有し、ことができます。
Google ドキュメント:Wordのように文書を作成できる
Google スプレッドシート:Excelのような表計算シート
Google スライド:PowerPointのようなプレゼンテーション資料が作成できる
Word、Excelなど、Microsoft Officeのファイル
これらのファイルを一緒に編集したいメンバーに共有し、編集権限を付与します。共有相手には、共有されたことが分かる通知がメールで届きます。

共有の各権限については下記の動画をご覧ください。

作成しているファイル内にを追加することもできます。メンションとは、コメントを伝えたい相手を指定することです。メンションを付けた相手には、コメントの内容がメールで通知されるため、コメントの見落としを防ぐことができます。

メンション付きコメントを活用すると、ファイル内の修正したいところや、対応をお願いしたいところなどについて、コメント上で直接コミュニケーションすることができます。別途メールやチャットで内容を伝えるよりも、をとることができ、効率的に資料作成を進めることができます。
ファイルの作成方法やコメントのしかたについては下記の動画をご覧ください。

Google ドライブ をさらに活用しよう!その他のお役立ち機能

Google ドライブ には、上記の他にも業務に役立つ機能がたくさん搭載されています。その他のおすすめ機能については、下記の動画をご確認ください。
なお、Google は、こちらのページでご確認いただけます。

まとめ

Google ドライブ の特徴
  • 大量のデータを安全に保管し、共有することができる
  • Google ドライブ にはマイドライブと共有ドライブがある
  • ファイルを同時編集することができる