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Google ドライブ を活用することで、どこでも安全に業務ができるようになり、仕事のやり方を大きく変えることができるかもしれません。この記事では、本格的に業務で Google ドライブ の活用を始める方に向けて、チーム内でのやりとりやお仕事に役立つ機能のうち、特に押さえておくとよいものをまとめて紹介します。
【講師解説】<2分でわかる Google Workspace>働き方を変える Google ドライブのポイント
Googleドライブの大きな特徴は、「データの保管」と、「ファイルの同時編集」の2つです。どんな種類のファイルでも、クラウド上に保管し、共有することができます。また、Google ドライブ内で共有したファイルは、メンバー同士で同時に編集することができます。Google ドライブを活用することで、どこからでも簡単にファイルにアクセスすることができるようになり、働き方改革につながります。
【操作】Google ドライブとは?
Google ドライブは、様々なファイルをクラウド上に保存できるファイルストレージです。Google ドライブの特徴を紹介します
【操作】マイドライブへのファイルのアップロードとフォルダの作成
マイドライブとは、Google ドライブ内で使える自分の領域です。ファイルのアップロード・移動方法など、マイドライブの概要を紹介します。
【操作】共有とは?マイドライブのファイルを共有する
Google ドライブの、マイドライブのファイルを他のメンバーに共有する方法や、ファイルの権限変更方法について紹介します。また、共有された側がファイルを確認する2つの方法についても解説します。
【操作】共有ドライブとは?
Google ドライブ内の、共有ドライブとマイドライブの違いや、その概要を紹介します。チームや組織が管理する共有ドライブが便利な理由を解説します。
【操作】共有ドライブにファイル・フォルダを新規作成、アップロード、移動する
Google ドライブ内の共有ドライブに、ファイルやフォルダを作成したり、アップロードしたりする方法を紹介します。「管理者」権限があれば、それらのファイルやフォルダを別の共有ドライブに移動することも可能です。
【操作】共有の各権限について<オーナー/編集者/閲覧者(コメント可)/閲覧者>
Google ドライブの共有権限には、「オーナー」「編集者」「閲覧者(コメント可)」「閲覧者」の4種類があります。ぞれぞれの権限設定によって、できることがどう違うのかを紹介します。
【操作】同時編集できる Google ドキュメントの基本操作
Google ドキュメントの概要と基本操作について紹介します。Google ドキュメントは同時編集が可能なため、複数人で文書を作成することができます。
【操作】Google ドライブ上でのファイル作成(ドキュメント/スプレッドシート/スライドについて)
Google ドライブで作成できる主要なファイルは、Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライドです。これらに共通する3つの特徴「自動保存」「共同作業」「変更履歴」について紹介します。
【操作】コメント機能について
Google ドライブ内のファイルには、コメント機能を使ってコメントをし合うことができます。相手にコメントを通知するメンションや、返信・完了の方法など、基本的な操作方法について紹介します。
【操作】ファイルを検索する
Google ドライブでファイルを検索する方法を紹介します。検索機能を使うことで、膨大な情報の中から、必要なファイルに簡単にアクセスできるようになります。
Google ドライブ
Google ドライブは、クラウド上にデータを保存できるデータ管理サービスです。大きな特徴は、保管したデータを自在に他のメンバーと「共有」できること。従来のメール添付などのデータ管理方法には、煩雑なバージョン管理や容量問題など、多くの無駄がありました。ドライブを使えば、すべてをクラウドに保存し、データを一元管理することができます。加えて、ドライブ上では、文書ファイルをメンバー間で同時に編集し、更新しあうことができます。ドライブは、強力なコラボレーションを促進します。
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