マネジメントに役立つ Google カレンダーの機能3つ

公開日: 2022/02/22 更新日: 2022/02/21

マネジメントを行う上で、スケジュールの管理は重要な要素の一つです。しかし、必要な取引先との会議や、社内のミーティング・面談などのスケジュールに関する連絡等で、日々予定の調整に追われている方も少なくないかもしれません。この記事では、マネージャーや秘書に役立つ Google カレンダーの機能を3つ紹介します。

本人の代わりに Google カレンダーの予定を新規作成・変更できる

アポイント取りや日程調整などのスケジュール管理を、秘書に任せている方も少なくないと思います。Google カレンダーでは、自分のカレンダーを他のメンバーが変更できるように、権限を設定することが可能です。

他のメンバーに権限を付与することで、そのメンバーが会議の招待に返信をしたり、予定の作成や変更をできるようになります。本人に代わって予定の作成ができるため、例えば秘書が日程調整をしたその場で Google カレンダーに予定を入れることができます。メールやチャットで日程の連絡を取っている間に別の予定が入ってしまう、といった心配はありません。

権限を付与されたメンバーは、ユーザー名を選択して、予定を作成することができます。

秘書や上司など、特定のメンバーにカレンダーの変更権限を付与する方法についてはこちらの動画をご覧ください。

【操作】カレンダーの変更権限を他メンバーに与える（秘書機能）

Google カレンダーで、特定のメンバーに自分のカレンダーの変更権限を設定する方法を紹介します。秘書の方などが、本人の代わりに予定を新規作成・変更できるように設定できます。

公表できない案件の会議は、詳細を「非表示」に

ときには、社内にもオープンにできないプロジェクトが進行することもあるかと思います。

そんなとき、Google カレンダーにプロジェクトミーティングの予定を入れてしまうと、カレンダーを共有しているメンバーに気づかれてしまいます。一方で、予定を入れなければ時間が空いていると思われ、別の会議をセッティングされてしまう可能性が。

Google カレンダーでは、カレンダーを共有しているメンバーにも、個別の予定内容を表示せずに、その時間に予定があることのみ公開することができます。

公開設定を「非公開」にすると、カレンダーを共有しているメンバーの画面には「予定あり」と表示されますが、予定の内容は表示されなくなります。詳細を伏せたまま、どの時間に予定が入っているのかを知らせることができます。

また、カレンダーを共有しているメンバーに、予定そのものを非表示にすることも可能です。

予定そのものを非表示にした場合は、カレンダーを共有しているメンバーの画面では、同時刻の予定が表示されなくなります。

いずれの設定も、その予定に招待されているメンバーには、予定の内容が表示されます。ケースに応じて、予定を「非公開」にするなどの設定も利用しましょう。

予定の詳細を非公開、また予定自体を非公開にする方法については、こちらの動画をご覧ください。

【操作】予定ごとに詳細非表示／非公開を設定する方法

Google カレンダーで作成した自分の予定について、他メンバーには詳細を非公開にする方法を紹介します。予定が入っていること自体を見せないよう設定することもできます。

会議室も会議で使用する備品も Google カレンダーで予約状況を確認

日程調整に加えて、参加者の人数に合わせた会議室を手配するのも一苦労ではありませんか？会議で使用する機器や備品も確認するとなると、なおのこと。

Google カレンダーでは、会議室や備品なども管理することが可能です。会議室の予約状況と、会議に参加するメンバーの予定とを同時に確認することができるため、会議調整にかかる時間を短縮できそうですね。