Google ドライブの検索を最大活用するための、おすすめファイル命名ルール

公開日: 2022/04/26 更新日: 2022/04/25

Google ドライブでは、検索機能を使ってファイルやフォルダを簡単に探すことができます。一方で、Google ドライブを利用するメンバーがその検索キーワードを知らないと、目的のファイルを見つけられません。この問題を解決するために、おすすめファイル命名ルールをご紹介します。

検索される前提でファイル名をつける

他の部署から異動してきたメンバーや新入社員は、検索したい文書そのものはイメージができても、そのファイルにどんな名称がつけられているかは見当がつきませんよね。

すると、検索機能があっても、目的のファイルを見つけられないという問題が起きてしまいます。そこで、ファイル名は「検索される前提で」つけるのがおすすめです。

ファイル名にキーワードやプロジェクト名、年月日を入れるといった工夫をすると良いでしょう。

ドキュメントの内容に合わせて、キーワードをファイル名に反映させる

部門やチームの中でファイル名に入れるキーワードを決めておき、そのキーワード集を全員で共有する、という方法もおすすめです。

例えば、社内手続きやシステム利用などの社内ルールには「教えて」とつけるようにします。そうすれば、新しく入社された方など、社内業務で知りたいことには「教えて」というキーワードで検索すれば、必要な情報がヒットしやすくなります。

チーム内で覚えやすく、かつシンプルなルールを決めて運用することをおすすめします。