受信メールの整理は不要！「検索」で Gmail の確認時間を大幅節約

Google といえば検索機能！Gmail も検索を活用しよう

Gmail の最大の特徴は、Google の検索機能が搭載されていることです。検索機能を利用することで、膨大なメールから素早く目的のメールにアクセスすることができます。必要なメールを検索で簡単に見つけることができるので、日頃の業務でメールをわざわざ仕分けて整理しておく必要はありません。

例えば、取引先に見積書を送った際のメールを確認したいとします。画面上部の検索ボックスに「見積書」と入力してみましょう。

すると、Google のAIが働いて「このメールを探しているのでは？」と検索結果候補が表示されます。検索結果の中から見たいメールをクリックすれば、検索は終了です。



キーワードを入力している途中から自動で候補が表示されるので、候補一覧からメールを選択することもできます。

メールを開くと、検索されたキーワードが入っていることが視覚的に確認できます。メールの件名・本文だけではなく、添付ファイルのファイル名や、ファイル内の文字も検索の対象です。

検索する際のキーワードは、完全に一致している必要はありません。メールの整理整頓に時間をかけず、必要なメールを探す作業は Google のAIに任せてしまいましょう。

Gmail 活用のポイントについては、こちらの動画をご覧ください。

アーカイブとスヌーズ機能を組み合わせて、さらに処理時間を削減する

必要なメールは検索で探すものと割り切って、受信トレイに既読メールを残さない「ゼロメールボックス」で運用すると作業効率がさらにアップします。「ゼロメールボックス」とは、読み終わったメールを削除するのではなく、あくまでも受信トレイに不要なメールを表示させないメールの管理方法です。

そのために活用するのが、Gmail のアーカイブとスヌーズ機能です。アーカイブとは、受信トレイに溜まったメールを非表示にすること。スヌーズは、必要なタイミングがくるまで一時的にメールを受信トレイから非表示にする機能です。

この2つを組み合わせることで、受信トレイには「今、対応が必要なメール」しか表示されなくなります。目の前のメールに集中することができる上、あとで対応が必要なメールにはスヌーズ機能で確認するタイミングを設定しておけば対応が漏れることもありません。

同じメールを何度も読み返していたり、必要なメールがすぐに見つからなくて困っていた方は、ぜひ「検索」「アーカイブ」「スヌーズ」を組み合わせたメール運用を試してみてください。

スヌーズ機能の詳しい使い方は、こちらの動画をご覧ください。

検索と一緒に活用すると便利なアーカイブについては、こちらの記事でも紹介しています。

さらにメールチェックの時間を削減したい方には、こちらの記事もおすすめです。自動でメールを振り分ける「フィルタ機能」の使い方を紹介しています。ぜひあわせてご覧ください。

まとめ