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毎日届くメールを一つずつ手作業で細かく仕分けて整理している方も多いのではないでしょうか。しかし、細かく仕分けることでかえってどこに振り分けたのか分からなくなってしまったり、探すのに時間がかかったりして困ることもあるのでは?この記事では、メールを探したり管理する時間が半分以下に抑えられる「検索」機能を紹介します。
メールを開くと、検索されたキーワードが入っていることが視覚的に確認できます。メールの件名・本文だけではなく、添付ファイルのファイル名や、ファイル内の文字も検索の対象です。検索する際のキーワードは、完全に一致している必要はありません。メールの整理整頓に時間をかけず、必要なメールを探す作業は Google のAIに任せてしまいましょう。
【操作】メールを探す時間を短縮できるメールの検索方法
Gmail は受信した膨大なメールから、目的のメールに素早くアクセスできる「検索機能」が最大の特徴です。検索方法、絞り込みテクニックなどメールを探す時間を短縮する方法を紹介します。
Gmail 活用のポイントについては、こちらの動画をご覧ください。
【講師解説】<2分でわかる Google Workspace>働き方を変える Gmail のポイント
Gmail は、メールの送受信だけでなく、働き方を大きく変える便利な機能がたくさん搭載されています。Gmail の大きな特徴は、「大容量」「高速検索」「デバイスフリー」の3つです。それぞれの特徴について、わかりやすく紹介します。
【操作】リマインダーとしてスヌーズ機能を使う
受信したメールを必要なタイミングでもう一度見たい時に便利な、タイマーセットして再表示させるスヌーズ機能を紹介します。
検索と一緒に活用すると便利なアーカイブについては、こちらの記事でも紹介しています。
メールは見返さない!Gmail のアーカイブ機能で受信トレイをすっきり整理
Gmail には、メールの確認時間を短縮できる機能として「アーカイブ」があります。アーカイブを活用すれば、受信トレイに既読メールを残さない「ゼロメールボックス」の運用も可能です。この記事では、アーカイブ機能の使い方と、受信トレイをすっきりさせるコツを紹介します。
さらにメールチェックの時間を削減したい方には、こちらの記事もおすすめです。自動でメールを振り分ける「フィルタ機能」の使い方を紹介しています。ぜひあわせてご覧ください。
メールチェックの時間を減らす Gmail のフィルタ機能
Gmail には、メールを自動的に仕分けてくれるフィルタ機能があります。フィルタを活用すれば、特定の相手からのメールを自動で仕分けたり、「ラベル」機能でメールに目印をつけたりすることができます。この記事では、フィルタ機能の使い方と、フィルタを使ってメールの処理時間を大幅に減らすコツを紹介します。
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